Confimedis GmbH
Version 2.0.0
Liebe*r Besucher*in, Nutzer*in, Vertragspartner*in, Interessent*in,
gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) möchten wir Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihrer diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte informieren. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den angefragten bzw. vereinbarten Leistungen. Um sicherzustellen, dass Sie vollständig über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfüllung eines Vertrags oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen informiert sind, nehmen Sie bitte die nachstehende Information zur Kenntnis.
Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen:
Confimedis GmbH
Hafenweg 16
48155 Münster
Deutschland
Telefon: +49 1590 5368729
E-Mail: info@confimedis.com
Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten benannt:
Jörg ter Beek
Cortina Consult GmbH
Hafenweg 24
48155 Münster
Deutschland
E-Mail: datenschutz@cortina-consult.de
Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen (Abschnitt 2) oder die Confimedis Plattform nutzen (Abschnitt 3). Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Soweit zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen personenbezogene Daten erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig.
Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe an Dritte, Auswertung für Marketingzwecke oder werbliche Ansprache per E-Mail), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten sowie zur Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gegebenenfalls werden wir Sie unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.
Im Folgenden erhalten Sie Informationen dazu, welche Betroffenenrechte Ihnen das geltende Datenschutzrecht gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt:
Das Recht, gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
Das Recht, gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Das Recht, gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Das Recht, gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
Das Recht, gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes unseres oben angegebenen Sitzes oder ggf. die Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden.
Das Recht auf Widerruf von erteilten Genehmigungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO: Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung in die Verarbeitung von Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Im Falle des Widerrufs werden wir die betroffenen Daten unverzüglich löschen, sofern eine Weiterverarbeitung nicht auf eine Rechtsgrundlage der Verarbeitung ohne Einwilligung gestützt werden kann. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf der Grundlage der Einwilligung bis zu deren Widerruf erfolgt ist, nicht berührt.
Sofern Ihre personenbezogenen Daten von uns auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dies aus Gründen erfolgt, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Soweit sich der Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke von Direktwerbung richtet, haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht ohne das Erfordernis der Angabe einer besonderen Situation.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an die oben aufgeführte Kontaktadresse.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt freiwillig. Wir können die Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen jedoch nur treffen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung erforderlichenfalls unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften anzupassen bzw. zu aktualisieren. Auf diese Weise können wir sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen anpassen und Änderungen unserer Leistungen berücksichtigen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihr Anliegen gilt immer die jeweils aktuellste Fassung.
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Im Falle einer Speicherung der Daten in Logfiles werden diese nach spätestens sieben Tagen gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
Auf unserer Internetseite ist eine Kontaktaufnahme über die jeweils bereitgestellte E-Mail-Adresse, über unser Kontaktformular oder über unsere Online-Terminbuchung möglich. In allen Fällen werden die mit der Kontaktaufnahme übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.
Die Online-Terminbuchung erfolgt über Microsoft Bookings, sodass Ihre Angaben dabei von Microsoft verarbeitet werden (siehe Abschnitt 3.5). Darüber hinaus erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Kontaktpflege verwendet.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Kontaktaufnahme übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt die Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrags ab, ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Hierin liegt auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.
Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, der Verarbeitung widersprechen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
Die Confimedis Plattform wird ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags zwischen uns und einem Kunden bereitgestellt, zum Beispiel einer Klinik, einer Forschungseinrichtung, einem Sponsor oder einem Auftragsforschungsinstitut. Eine Nutzung ohne einen solchen Vertrag ist nur in der Sandbox möglich (Abschnitt 3.7).
Für die in der Plattform verarbeiteten Daten ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Das gilt für Nutzerkonten von Studienpersonal und Studienteilnehmenden ebenso wie für alle Studiendaten. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden.
Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer legt der Kunde fest. Sie ergeben sich aus dessen Datenschutzhinweisen, bei Studien insbesondere aus der Teilnehmerinformation und der Einwilligungserklärung. Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an die Einrichtung, die Ihnen den Zugang bereitgestellt hat oder die Studie durchführt. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an sie weiter.
Die Abschnitte 3.2 bis 3.4 beschreiben, wie die Plattform Daten technisch verarbeitet. In den Abschnitten 3.5 bis 3.7 sind wir selbst Verantwortlicher.
Für ein Nutzerkonto werden Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort (ausschließlich als Hash gespeichert) verarbeitet, sofern genutzt auch Telefonnummer und Daten zur Zwei-Faktor-Authentifizierung. Aktionen in der Plattform werden mit Nutzerkennung und Zeitstempel in einem Audit Trail protokolliert, wie es für medizinische Forschung regulatorisch gefordert ist. Zur Absicherung des Betriebs verarbeitet der Server außerdem IP-Adressen, etwa um Anfragen zu begrenzen und fehlgeschlagene Zugriffe zu erkennen.
Nutzerkonten und Protokolldaten werden nach Weisung des Kunden oder nach Ende des Vertrags mit dem Kunden gelöscht.
Die Plattform verwendet Cookies und den lokalen Speicher Ihres Browsers ausschließlich, soweit dies für ihre Funktion technisch notwendig ist. Wir nutzen sie nicht für Tracking, Analyse, Profilbildung oder Werbung und binden dafür auch keine Dienste Dritter ein. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Die Plattform einschließlich Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher betreiben wir selbst in der Open Telekom Cloud in Deutschland. Die Open Telekom Cloud ist ISO 27001 zertifiziert. Sicherungen werden zusätzlich in ein Rechenzentrum der Open Telekom Cloud in den Niederlanden repliziert.
T-Systems International GmbH, Hahnstraße 43d, D-60528 Frankfurt am Main
Mit T-Systems haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Betreibt ein Kunde die Plattform auf eigener Infrastruktur, tritt diese an die Stelle der Open Telekom Cloud. Der Kunde bindet dann auch die Dienste für den E-Mail- und SMS-Versand und den KI-Assistenten selbst an, sodass die folgenden Angaben zu unseren Dienstleistern nicht gelten.
Weitere Dienstleister setzen wir nur für die folgenden Funktionen ein, jeweils als Auftragsverarbeiter und mit Verarbeitung innerhalb der EU:
Darüber hinaus gilt:
Von Ansprechpersonen unserer Kunden und Interessenten verarbeiten wir Name, Funktion, Kontaktdaten sowie Vertrags- und Rechnungsdaten, um Verträge anzubahnen, durchzuführen und abzurechnen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit den Ansprechpersonen unserer Vertragspartner). Für handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Empfänger sind Microsoft (E-Mail-Kommunikation, Terminbuchung und Online-Meetings), Lexware (Rechnungsstellung) und unser Steuerberater. Anbieter der Microsoft-Dienste ist die Microsoft Ireland Operations Limited in Irland. Soweit dabei Daten an die Microsoft Corporation in den USA übermittelt werden, ist dies durch den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und ergänzend durch Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.
Die Daten werden nach Ende der Geschäftsbeziehung gelöscht, Vertrags- und Rechnungsunterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre).
Wenn Sie sich mit einer Support-Anfrage an uns wenden, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt der Anfrage, um sie zu bearbeiten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage).
Die Anfragen werden nach Klärung des Anliegens gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
In unserer Sandbox (sandbox.confimedis.com) können Sie die Plattform ohne Vertrag und ohne Nutzerkonto ausprobieren. Hierfür sind wir selbst Verantwortlicher.
Die Sandbox läuft in Ihrem Browser. Ihre Eingaben werden lokal in Ihrem Browser gespeichert und nicht an uns übertragen. Sie können sie jederzeit entfernen, indem Sie die Websitedaten in Ihrem Browser löschen. Eine Ausnahme ist der KI-Assistent: Wenn Sie ihn nutzen, werden Ihre Anfragen an unseren Server und von dort an Mistral AI übermittelt (Abschnitt 3.4).
Beim Aufruf der Sandbox werden außerdem Zugriffsdaten wie beim Besuch unserer Website verarbeitet (Abschnitt 2.1). Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse daran, die Plattform unverbindlich zum Ausprobieren anzubieten).